Interview de Philippe Métais de GRDF, réalisé par Damien Caillard le 3 avril 2020


Philippe Métais travaille au sein de la Direction Stratégie de GRDF, sur les sujets de l’innovation et de la R&D. En compagnie de Pascal Serra, il est membre actif du Club Open Innovation Auvergne. “Animateur” de l’innovation interne chez GRDF depuis plusieurs années, il a pris l’habitude de tester et d’utiliser plusieurs outils collaboratifs et communicants proposés par le numérique. Le télétravail est l’occasion de les mettre à l’épreuve.

Deux mots sur le contexte à GRDF …

Chez GRDF, nous sommes 11000, dont près de 6000 en télétravail, plus 4000 technicien.ne.s sur le terrain qui sont en rotation pour assurer les “services essentiels” liés à la sécurité et à l’accès à l’énergie des Français.e.s

Quelle est ta méthode de travail en confinement ?

J’essaye de cadrer le télétravail dans le temps : je commence tous les matins à 7h30 ! Tu ne vérifies pas tes mails en te levant parce que ton bureau est à 3 mètres. J’y arrive maintenant le matin, plus dur le soir : je devrais m’arrêter à une heure précise, pas juste quand tu en as marre.

Le grand problème est que tu mélanges tout dans ton environnement, le pro et le perso. Mon appart est bien mais pas très grand, je travaille quasiment sur la table de la salle à manger.

Zoom, l’appli de visioconférence qui « cartonne » … tout en posant des problèmes de confidentialité [NDLR : ce ne sont pas ici les membres du Club Open Innovation Auvergne mais des visuels d’une banque d’image (tout le monde sourit, personne ne parle …)]
Est-ce facile de tester de nouveaux outils selon les besoins individuels ?

Nous utilisons depuis très longtemps dans mon groupe de travail l’application Zoom. Nous avions mené des opérations de hackathons à distance grâce à cet outil et il nous a rendu de grands services. Skype Entreprise, qui est l’outil mis à disposition par GRDF dans notre suite Office 365 de Microsoft, fonctionne plutôt bien mais le nombre de fonctionnalités (enregistrement vidéo, son, création de sous groupe de travail dans la réunion) est beaucoup plus limité que Zoom.

« C’est (…) une consigne dans l’entreprise : prendre des nouvelles des collègues proches, notamment pour s’assurer du moral de chacun ainsi que de l’état de santé. »

[NDLR : depuis l’interview, la Direction des Systèmes d’Information de GRDF à banni l’utilisation de zoom pour les collaborateurs, au vu des révélations des failles de sécurité de cet outil]

Qu’utilises-tu comme outils numériques ?

Nous utilisons beaucoup WhatsApp pour discuter dans l’équipe Direction Stratégie, mais également au sein de notre groupe “Data R&D et Innovation”. Tous les matins, on se dit bonjour. C’est aussi une consigne dans l’entreprise : prendre des nouvelles des collègues proches, notamment pour s’assurer du moral de chacun ainsi que de l’état de santé.

Pour les réunions spécifiques, on teste quelques différents outils : on était fervents partisans de Zoom, mais notre DSI est frileuse actuellement du fait des révélations concernant les failles de sécurité. C’est un peu normal : Zoom étant de plus en plus utilisé parce que vraiment très efficace (en partage d’écran notamment), c’est aussi devenu une proie intéressante pour les pirates. Mais on adorait utiliser Zoom en particulier pour la diffusion a postériori des réunions. Par exemple, nous avons réalisé début avril une une conférence de l’une de nos collègues avec des questions par l’intermédiaire du chat. Ceux qui n’ont pas pu participer ont bénéficier de l’enregistrement vidéo quelques minutes seulement après la conférence !

« Klaxoon est très complet, mais tu ne prépares pas une réunion en 10 minutes et surtout tu dois réaliser un “onboarding” »

On a aussi jitsi.org, c’est vraiment bluffant. Tu vas dessus, tu ouvres une salle de conférence virtuelle en cliquant sur un bouton, tu donnes un titre à ta réunion, puis tu communiques l’adresse http de cette salle à tes participants. Simplicité maximale ! Il faut probablement éviter de publier de données sensibles … mais c’est bluffant.

Avec Evolt, on peut organiser facilement des réunions d’idéation sur le mode « post it »

[Enfin,] pour l’idéation, on a utilisé Klaxoon, Evolt et Mural.co. Ces deux derniers sont simples d’appropriation … donc limités en fonctionnalités. A l’inverse, Klaxoon est très complet, mais tu ne prépares pas une réunion en 10 minutes et surtout tu dois réaliser un “onboarding”. (…) Evolt est un outil de “post it” simple et efficace, idem pour Mural.co – peut-être un peu plus développé, mais ça reste intuitif. Tu génères le lien de la réunion, tu l’envoies aux participants et ça marche !

Peux-tu nous détailler la manière dont tu utilises Klaxoon ?

Pour Klaxoon, on a fait deux ateliers de travail avec chaque fois une quarantaine de personnes, des phases de type “post it individuels”, des sous-groupes … ça m’a obligé à bien préparer la réunion avec un autre animateur, mais finalement c’est ce qu’on fait (ou ce que l’on devrait faire !) dans une réunion physique. Pour une réunion de 2 heures, cette préparation a duré 1 jour et demi, mais c’est normal pour un meeting avec autant de participants !

« Cela oblige à changer de mindset quand tu organises une réunion à distance. »

On a commencé par du classique, des nuages de mots spontanés pour mettre en jambe tout le monde, et s’assurer que chaque participant utilise bien l’outil. Ensuite, deux brainstorms sur tableau blancs, puis des quizs (dont un sondage de fin de réunion). L’une des fonctionnalités que j’aime beaucoup avec Klaxoon sur ce type d’animation est le fait de pouvoir diffuser sur tous les ordinateurs et téléphones des participants à distance la présentation utilisée : ainsi on ne perd personne, et on avance tous ensemble … ça va très vite, mais on a tout de suite la matière (tu récupères très rapidement les données après coup). Le compte rendu est fait très rapidement, et là tu gagnes du temps sur une réunion physique (quand il faut déchiffrer les post’it manuscrits ou dérouler les feuilles de paperboards)

Klaxoon est, selon Philippe, l’outil le plus abouti. A condition d’en maîtriser l’usage et de bien préparer ses réunions à distance.

Cela oblige aussi à changer de mindset quand tu organises une telle réunion à distance. On demande aux participants de “jouer le jeu” davantage, et ça s’anime différemment d’une réunion physique ! Autre avantage, les participants lisent plus les contenus et les documents préparatoires avant de rejoindre une réunion.


Pour en savoir plus, la page du site GRDF consacrée à l’Open Innovation


Interview / Pratiques & outils collaboratifs, vus par Philippe Métais